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关于印发《广东省农村土地确权资料归档工作流程》的通知
浏览次数:317信息来源: 广东省农业信息网发布时间:2017-08-30 11:55

各地级以上市(顺德区)农业局: 

  为贯彻落实《农业部 国家档案局关于印发〈农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法〉的通知》(农经发〔2014〕12号)精神,认真做好农村土地确权档案资料的收集、整理、鉴定、保管、编研和利用等工作,省确权办编制了《广东省农村土地确权资料归档工作流程》,现印发给你们,请结合实际遵照执行。如执行过程中遇到问题,请径向省确权办反馈。 

 

 

  广东省农村土地承包经营权确权办公室 

  2017年8月28日 

  (联系人:叶芳,电话:020-37288472,邮箱:gdsqqb@126.com)  

 

广东省农村土地确权资料归档工作流程

  为贯彻落实《农业部 国家档案局关于印发〈农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法〉的通知》(农经发〔2014〕12号)精神,认真做好确权登记颁证档案的收集、整理、鉴定、保管、编研和利用等工作,省确权办制定农村土地确权档案整理十一步作业流程,确保归档作业标准化、规范化,避免作业过程产生错漏,保证档案整理质量,提高资料归档效率。各地如需进行电子化归档作业,建议纸质归档与电子归档同时进行,以降低作业成本,保护纸质档案。十一步归档作业流程如下。 

  一、资料收集 

  按照省农业厅、省档案局《关于印发〈广东省农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理实施办法〉的通知》(粤农〔2015〕161号)附件1《归档范围和期限表》,以及省农业厅《关于印发〈广东省农村土地承包经营权确权登记颁证检查验收实施细则〉的通知》(粤农函〔2017〕216号)要求的验收项目收集资料,不得缺漏。资料收集后应以县(市、区)为单位统一放置在县级农业部门或档案管理部门指定场所,不宜分散存放在各个镇街。 

  二、归档判断 

  检查资料合法合规性及完整性,判断文件是否符合归档条件。若存在资料中没有地块的工作底图或者作业员为作业方便手写记录表等情况,此类资料不予归档。 

  三、资料分类 

  按照保管期限、类别、年度进行资料分类,分拣发包方和承包方资料。 

  四、按件整理 

  “件”是归档文件的整理单位。要求每一户农户为一件;每一次会议所有材料为一件;每张图纸(包括调查底图、公示图、确认图)为一件等。为保护资料,须将原有钢钉、铁钉及锈迹清除。 

  整理农户资料原则上按以下顺序排列:户主身份证复印件→户口簿户主页复印件→户主声明书→承包方调查表→承包地块调查表→公示无异议声明书→归户表→承包合同→登记簿→农户承包地空间方位示意图→申请书→承包地基本信息表(摸底表)→家庭成员户口簿复印件→委托书→户主变更说明→分户协议→二轮土地承包合同等。各地可结合实际情况对上述顺序作必要调整,全县统一即可。 

  五、编制件页码、目录、封面 

  (一)编制页码。农户资料按一户一件要求整理后,利用自动打码机或者签字笔手写的方式编写件页码,页码可位于文件正面右上角、反面左上角,或者正面右下角、反面左下角等不同位置,同一县区保持统一即可。 

  (二)编制目录。农户件目录必须与内容一一对应,对应编写序号、页号等。编制目录可以选择打印、手写或者打印手写混合的方式。建议所有件共性存在的内容如身份证复印件、承包地块调查表等,采用打印的方式;其他差异化存在的内容如委托书、户主变更证明等,采用手写的方式,要求采用签字笔工整书写。 

  (三)编制封面。农户件封面要求完整记录县、镇、村、社、农户姓名,具体内容根据当地档案局要求而定,以有利于查阅资料为原则,但要求整县保持统一。 

  六、档案装订 

  通常采用不锈钢装订,50页以上档案采用三孔一线装订。 

  七、盖档号章 

  档号章样式参考粤农〔2015〕161号文件,要求在单件文件首页上方空白位置盖章。 

  八、综合资料整理 

  各村组间确权登记类综合资料也应按照统一固定的顺序排列。综合资料排列顺序如下:村级确权方案→发包方调查表(包括社长身份证、当选证明、经济组织证明等资料)→经济社承包土地调整方案(如有)→村民会议或村民代表会议关于承包地确权问题的决议(意见)和会议记录→农村土地承包经营权证发放登记表(颁证清册)→权属变更登记材料(如有)→一次公示图→二次公示图→确认图→公示相关资料(公示公告、公示表、公示核对图、公示存在问题记录表,作为一件,另加封面)→界址点成果表(按经济社,盖公司公章或者技术资料专用章,盖骑缝章,具体由当地确权办确定)→调查底图(整个行政村)。 

  九、档案装盒 

  同一年度归档文件要严格按照件号先后顺序装入档案盒,而且装盒顺序须与归档文件目录中相应条目排列顺序一致。合理安排装盒,不能太满损毁档案盒,也不能太空浪费档案盒空间。不同行政村(联合社)档案必须分盒装,不同经济社(村民小组)资料也要分盒装。 

  十、编制检索工具 

  (一)编制档案盒内部目录,填写件号、责任者、题名、年度、页数、备注等内容。填写须注意以下事项: 

  1.题名,即文件标题。如没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[  ]”号。 

  2.页数,即每一件归档文件的页数。凡是文件中有图文的页面均为一页。 

  3.日期。没有具体日期的如界址点成果表,日期栏可空白或者只写年份。 

  4.目录页规范。每页填写10件,如件号从0001-0010,0011-0020,依次类推。归档文件目录夹内的目录页数控制在200页左右。目录页一式两份,一份装订作档案利用检索使用,一份不装订、放该档案盒内备查。 

  (二)编写档案盒封面、背脊、备考表内容,如全宗号、类别、年度、期限、起止件号等。 

  十一、移交上架 

  各县(市、区)确权登记颁证工作检查验收合格后,应当在30个工作日内,将纸质档案向县级国家档案馆移交;若有制作完成电子版确权登记颁证档案,也应及时移交给县级国家档案馆保管,确保确权档案管有人、存有地、查有序。 

 

  附件:广东省确权资料归档十一步作业流程示意图